Qué debe contener el Reglamento de Higiene y Seguridad en el Trabajo en Ecuador

¿Qué debe contener exactamente un Reglamento de Higiene y Seguridad en el Trabajo en Ecuador? No cualquier estructura: la estructura oficial definida por el Ministerio del Trabajo.

El Ministerio del Trabajo publicó la Guía de Elaboración del Reglamento de Higiene y Seguridad, Versión 9.0, documento que establece el formato obligatorio que todas las empresas deben seguir para que su reglamento sea aceptado en la plataforma SUT. Un reglamento que no sigue esta estructura puede ser rechazado, independientemente de su calidad técnica.

Esta guía analiza en detalle cada sección, capítulo y requisito que exige el Ministerio del Trabajo, incluyendo las reglas de redacción, los datos obligatorios y los errores más comunes que generan rechazo.

Si quieres entender primero la base legal que obliga a tener este documento, revisa el artículo sobre el artículo 434 del Código del Trabajo y la obligación del Reglamento de Higiene y Seguridad. Y si ya tienes el reglamento elaborado y necesitas saber cómo registrarlo, el artículo sobre cómo aprobar el Reglamento de Higiene y Seguridad en el SUT explica el proceso oficial paso a paso.

1. Por qué seguir la estructura oficial es obligatorio

El Ministerio del Trabajo no solo exige que el reglamento exista: exige que siga el formato estandarizado de la Guía de Elaboración v9.0. Esto tiene consecuencias prácticas directas:

• Un reglamento con estructura diferente puede ser rechazado en el SUT
• Un reglamento con capítulos incompletos debilita técnicamente el documento ante una inspección
• Un reglamento que no sigue las reglas de redacción establecidas puede generar observaciones que retrasen el proceso

Conocer la estructura oficial antes de elaborar el documento es el primer paso para evitar que el trabajo se haga dos veces.

2. Regla de redacción fundamental: verbos en infinitivo

Antes de revisar la estructura, hay un requisito de redacción que el Ministerio exige en casi todo el documento y que muchos reglamentos incumplen:

El Reglamento de Higiene y Seguridad debe redactarse con verbos en infinitivo, es decir, verbos que expresan una acción sin especificar tiempo, modo ni persona. Por ejemplo: ejecutar, realizar, organizar, implementar, evaluar, identificar.

Esta regla aplica a todos los capítulos excepto el Capítulo II, que tiene sus propias reglas de redacción.

Ejemplos correctos:

• Identificar peligros, evaluar y controlar los riesgos laborales.
• Mantener registros, documentación y notificación de la gestión en seguridad y salud en el trabajo.

Los artículos deben estar siempre numerados progresivamente en secuencia y comenzar a continuación del título del tema, sin dejar hojas en blanco.

3. Sección inicial: Datos generales de la empresa

La primera sección del reglamento debe incluir la información general de la organización. El Ministerio exige los siguientes campos específicos:

1. Registro Único de Contribuyentes (RUC)
2. Razón Social
3. Actividad Económica (exactamente como consta en el RUC)
4. Nivel de Riesgo según el Anexo 2 del Acuerdo Ministerial MDT-2024-196
5. Tamaño de la empresa o institución
6. Dirección de los centros de trabajo
7. Número de puestos de trabajo
8. Número de centros de trabajo (tabla con dirección completa y número de trabajadores por cada centro, incluyendo matriz y sucursales)

Advertencia crítica del Ministerio: todos los datos generales registrados en el reglamento deben coincidir exactamente con la información reportada en el SUT y en el SRI. Si existe alguna discrepancia, el trámite no avanza. Además, el empleador debe mantenerse al día en sus obligaciones patronales ante el IESS.

Para identificar correctamente el nivel de riesgo de tu empresa según el Anexo 2 del AM-196, puedes consultar el artículo sobre la tabla de clasificación de riesgos laborales en Ecuador.

4. Objeto y ámbito de aplicación

Esta sección define dos elementos:

Objeto: debe enmarcarse exclusivamente en el área de seguridad y salud en el trabajo. No debe incluir objetivos comerciales, productivos ni de otra naturaleza.

Ámbito de aplicación: debe indicar a quiénes y en qué lugares aplica el reglamento: trabajadores propios, contratistas, visitantes, centros de trabajo específicos, entre otros.

5. Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

La política SST es la declaración formal de los compromisos y principios de la empresa en materia de prevención. Debe ser:

• Clara y concisa
• Específica para la empresa y su actividad
• Coherente con los riesgos reales de la organización

Punto importante que muchos reglamentos incluyen incorrectamente: la guía oficial del Ministerio establece que no es necesario adjuntar la firma del empleador en la política, ni tampoco colocar la fecha. La política es una declaración de principios, no un documento ejecutivo firmado.

6. Capítulo I: Disposiciones Reglamentarias

Este capítulo debe desarrollar 6 artículos obligatorios, adaptados a la realidad de la empresa. No son copias textuales de la ley: son artículos redactados en infinitivo que trasladan las obligaciones legales a la práctica concreta de la organización.

1. Obligaciones generales del empleador

Basadas en la Decisión 584, el Código del Trabajo (Art. 42 y 410), el Decreto Ejecutivo 255 (Art. 15) y el AM-196.

2. Obligaciones generales y derechos de los trabajadores

Conforme a la Decisión 584 (Art. 18-24), el Código del Trabajo (Art. 410), el Acuerdo Ministerial 1404 (Art. 18) y el DE-255 (Art. 16).

3. Prohibiciones del empleador y de los trabajadores

Del empleador: Código del Trabajo Art. 44 y AM-196. De los trabajadores: Código del Trabajo Art. 46 y AM-196.

4. Funciones de los responsables de Seguridad y Salud en el Trabajo

Conforme a la Resolución 957 (Art. 5), DE-255 (Art. 27, 28 y 29) y el Acuerdo Ministerial 1404 (Art. 11-17). Esta sección debe definir las responsabilidades del monitor de seguridad, técnico SST o servicio externo según aplique a la empresa.

5. Obligaciones de contratistas, subcontratistas, fiscalizadores y otros

Código del Trabajo Art. 41 y Reglamento del Mandato Constituyente Nro. 8. Aplica cuando la empresa comparte espacio de trabajo con otras organizaciones o subcontrata servicios.

6. Responsabilidades y obligaciones en espacios compartidos entre empresas

Decisión 584 (Art. 17), Resolución 957 (Art. 2) y Reglamento del Mandato Constituyente Nro. 8.

Nota técnica del Ministerio: en este capítulo no se debe copiar textualmente la norma ni escribir el nombre del cuerpo legal con su artículo. El contenido debe apropiarse a la realidad de la organización y redactarse con verbos en infinitivo.

7. Capítulo II: Gestión de Prevención de Riesgos en el Trabajo

Este es el capítulo técnicamente más exigente. Tiene estructura propia y reglas específicas.

1. Organismos paritarios: conformación y funciones

Debe implementarse conforme al número de trabajadores en cada centro de trabajo:

• Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo: para centros de trabajo con 50 o más trabajadores, integrado paritariamente por 3 representantes del empleador y 3 de los trabajadores.
• Delegado de Seguridad y Salud en el Trabajo: para centros de trabajo con menos de 50 trabajadores, elegido democráticamente por los trabajadores (principal y suplente).

Base normativa: DE-255 (Art. 30-38), Resolución 957 (Art. 10-14) y AM-196 (Art. 19).

2. Gestión de riesgos laborales propios de la empresa

Esta sección debe desarrollar las medidas de prevención y control para cada factor de riesgo identificado en la matriz de la empresa, organizadas por tipo de riesgo conforme al Art. 40 del DE-255:

• Riesgos físicos (ruido, iluminación, temperatura, vibración, radiaciones, etc.)
• Riesgos químicos (sustancias, productos químicos, polvo, humo, etc.)
• Riesgos biológicos (bacterias, virus, hongos, parásitos, etc.)
• Riesgos de seguridad (caídas, golpes, cortes, atrapamientos, incendios, etc.)
• Riesgos ergonómicos (posturas forzadas, movimientos repetitivos, carga física, etc.)
• Riesgos psicosociales (carga mental, estrés, acoso, jornadas extensas, etc.)

Las medidas deben jerarquizarse conforme al principio de control: eliminación, sustitución, control de ingeniería, control administrativo y control sobre el trabajador.

Restricciones importantes que establece la guía:

• No adjuntar la matriz ni insertar imágenes dentro de esta sección
• No incluir informes de mediciones ni documentos anexos
• Las medidas deben ser concretas y coherentes con los riesgos reales de la empresa

3. Trabajos especiales

Solo aplica a empresas cuya actividad económica incluya trabajos de alto riesgo. Si no aplica, esta sección debe eliminarse del documento. Los trabajos especiales incluyen: trabajo en caliente, en frío, en alturas, trabajos eléctricos, espacios confinados, trabajos marítimos, aéreos, con radiaciones ionizantes, subterráneos y con sustancias peligrosas.

Para cada trabajo especial aplicable, debe detallarse un permiso de trabajo y las medidas preventivas específicas.

4. Señalización de seguridad

Conforme al DE-255 (Art. 57) y la NTE INEN ISO 3864-1.

5. Prevención de amenazas naturales y riesgos antrópicos

Incluye tres elementos:

• Plan de emergencia y evacuación
• Brigadas y simulacros
• Planes de contingencia

Base normativa: Decisión 584 (Art. 16), Resolución 957, AM-196 (Art. 19).

6. Gestión de Salud en el Trabajo

Esta sección debe cubrir:

• Controles y exámenes médicos ocupacionales (pre-empleo, periódicos y de retiro): Código del Trabajo Art. 141-143, DE-255 Art. 63-68.
• Aptitud médica laboral: AM-1404.
• Prestación de primeros auxilios: Código del Trabajo Art. 430.
• Protección de grupos de atención prioritaria y en condición de vulnerabilidad: personas con discapacidad, embarazadas, adultos mayores, entre otros. Ley Orgánica de Discapacidades y Código del Trabajo Art. 42.
• Mantenimiento de servicios sanitarios generales.
• Registros internos de la salud en el trabajo: Código del Trabajo Art. 144.

8. Capítulo III: Programas de Prevención

Este capítulo incluye dos programas obligatorios que deben desarrollarse conforme a la normativa vigente y a la realidad de la empresa:

1. Programa de Prevención al uso y consumo de drogas en espacios laborales

Conforme al Acuerdo Interministerial MDT-MSP-2019-038 y AM-196 (Art. 19, literal d).

2. Programa de Prevención de Riesgos Psicosociales

Para el sector privado: AM-102. Para el sector público: AM-093. También AM-196 (Art. 19, literal d) y AM-398.

Restricción importante: en este capítulo no se deben incluir las matrices de los programas de prevención, solo las disposiciones reglamentarias adaptadas a la organización.

9. Capítulo IV: Registro, Investigación y Notificación de Accidentes de Trabajo, Enfermedades Profesionales e Incidentes

Este capítulo tiene 5 artículos que deben desarrollarse:

1. Registro y estadísticas: conforme a la Resolución CD 513, AM-132 y DE-255 Art. 69.
2. Procedimiento en caso de accidente de trabajo y enfermedades profesionales: pasos a seguir, notificación al IESS y al Ministerio del Trabajo, tiempos y responsables.
3. Investigación: metodología para identificar causas raíz y acciones correctivas.
4. Notificación: plazos y mecanismos de reporte conforme a la normativa vigente.
5. Re-adecuación, re-ubicación y re-inserción de trabajadores: conforme a la Resolución CD 513.

10. Capítulo V: Información, Capacitación, Certificación de Competencias y Entrenamiento

Este capítulo cubre cuatro áreas:

1. Información: derecho de los trabajadores a conocer los riesgos de su puesto antes de iniciar labores.
2. Capacitación: programa estructurado de formación en SST, con registros de asistencia.
3. Certificación por competencias laborales: obligatoria para empresas cuya actividad incluya construcción o instalaciones eléctricas, conforme a los AM-122 y AM-013.
4. Entrenamiento: conforme al AM-196 (Art. 4, numeral 6).

11. Capítulo VI: Incumplimientos y Sanciones

Debe definir:

1. Incumplimientos: tipificación de faltas en tres categorías — leve, grave y muy grave — conforme al Código del Trabajo Art. 172 (numeral 7) y Art. 410.
2. Sanciones: deben corresponder a las establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo y la normativa vigente. Todas las sanciones deben referirse exclusivamente a temas de Seguridad y Salud Ocupacional.

Base normativa: AM-196 Art. 28 y 29, Código del Trabajo Art. 46.

12. Secciones finales obligatorias

Definiciones

Incluir los términos técnicos que requieran aclaración para una mejor comprensión del documento. Referencia recomendada: DE-255, Art. 3.

Disposiciones Generales

Normas complementarias que no tienen un capítulo específico pero aplican al conjunto del documento.

Disposiciones Finales

El reglamento debe indicar que entrará en vigencia a partir de su aprobación por el Director Regional del Trabajo y Servicio Público.

Debe incluir la ciudad y la fecha de elaboración. Restricción importante: la fecha del documento no puede sobrepasar los 10 días previos a la fecha de carga en el SUT y debe corresponder al mismo mes del trámite.

13. Las firmas de responsabilidad: requisitos técnicos que muchos ignoran

Las firmas son uno de los puntos con más causas de rechazo. El Ministerio establece reglas precisas:

Quiénes deben firmar

El documento debe llevar dos firmas:

1. Empleador o Representante Legal
2. Monitor / Técnico de Seguridad e Higiene del Trabajo / Servicio Externo de Seguridad e Higiene del Trabajo

Atención: la firma del responsable técnico debe identificarse exactamente con una de esas denominaciones. No se acepta la denominación "asesor externo" ni "servicios de seguridad".

Reglas para las firmas

• Las firmas deben ser originales (el documento en PDF con la última hoja escaneada que contiene las firmas físicas originales) o firmas electrónicas vigentes, certificadas y verificables (no imágenes copiadas o pegadas de otros archivos)
• No se acepta un documento con firmas físicas y electrónicas de forma simultánea: debe ser uno u otro formato de manera uniforme
• Si se usan firmas electrónicas, deben colocarse usando el programa correspondiente, sin cortarlas ni pegarlas
• El cuadro de firmas debe estar integrado dentro del documento y no aparecer únicamente en la última hoja de forma aislada
• No es obligatorio adjuntar copias de cédula o papeleta de votación del representante legal ni del técnico

El técnico SST debe estar regularizado en el SUT

Un punto que muchas empresas descubren tarde: el técnico o monitor de seguridad e higiene que firma el reglamento debe estar regularizado y registrado en el Sistema Único de Trabajo (SUT) del Ministerio del Trabajo. Una firma de un profesional no registrado en el sistema puede ser causa de rechazo del trámite.

En ADMINDU contamos con técnicos de Seguridad y Salud en el Trabajo debidamente regularizados en el SUT, lo que garantiza que el reglamento de tu empresa sea firmado por un profesional habilitado y que el proceso de registro no tenga obstáculos por este motivo.

Si necesitas el servicio completo de Reglamento de Higiene y Seguridad en el Trabajo, desde la elaboración técnica hasta el registro en el SUT, podemos acompañarte en todo el proceso.

14. Vigencia del reglamento: 2 años

La Guía v9.0 confirma expresamente que el Reglamento de Higiene y Seguridad debe renovarse cada dos años. Este plazo corre desde la fecha de aprobación del trámite.

Para la renovación, la empresa debe además incluir en la Matriz de Identificación de Riesgos el riesgo residual, es decir, el riesgo que permanece después de haber implementado las medidas de prevención y protección del período anterior.

15. Resumen: estructura completa del Reglamento de Higiene y Seguridad

16. Diferencia entre un reglamento que se aprueba y uno que se rechaza

El contenido del Reglamento de Higiene y Seguridad no es libre: el Ministerio del Trabajo define una estructura obligatoria de 6 capítulos con requisitos técnicos, de redacción y de firmas muy precisos. Conocer esa estructura antes de elaborar el documento es la diferencia entre un reglamento que se aprueba en el primer intento y uno que genera rechazo, correcciones y pérdida de tiempo.